Jak logować czas pracy

Sprytnie

Mając w przeglądarce załadowaną kartę zadania, wciskamy kropkę ( . ) i wpisujemy log. Na ekranie zobaczymy:

Potwierdzamy akcję “log work”. W nowym oknie dialogowym podajemy liczbę godzin i datę wykonania pracy (jeśli w ekstremalnie wyjątkowej sytuacji logujemy dzień później i musimy wskazać dzień poprzedni):

Metodycznie

Po wejściu na kartę zadania, w prawej kolumnie znajdujemy pole “Time tracking”:

w które klikamy i otrzymujemy okno dialogowe do wprowadzenia poświęconego na zadanie czasu.

Jira profesional way

Wykorzystując dashboard https://bluemedia.atlassian.net/jira/dashboards/10232 (bądź tworząc sobie jego kopię, do dalszych własnych modyfikacji):

Następnie:

1 - Wybieramy jedno z zadań, w którym chcemy zalogować czas, przechodzimy na jego kartę i logujemy w jeden z powyżej przedstawionych sposobów.

Albo:

2 - Korzystamy z makra “timesheet” i klikając w odpowiednie okienko na przecięciu kolumny dnia i wiersza zadania, wpisujemy odpowiedni czas pracy

Logowanie czasu pracy dla wielu zadań jednocześnie

Po spotkaniach typu Planowanie/BR pojawi się problem jak w wiele osób i szybko zalogować czas do wielu zadań. Możemy posłużyć się poniższą maską linku do wygenerowania listy adresów prowadzących do formularzy logowania.

Tak przygotowana lista adresów pozwoli uczestnikom spotkania szybkie zalogowanie minut poświęconych na wybrane tematy. Poniżej przykładowy kształt takiej listy - podsumowania po spotkaniu:

Dopuszczalne typy zadań

Tabela przedstawia typy zadań rekomendowane do użycia w ramach projektów rozwojowych Delivery, nie typy służące procesom w SD, Incydentom czy innym specyficznym potrzebom wynikającym ze szczególnych kontekstów.

Gdzie zalogować czas na czytanie maili i Teamsow?

W zadaniach, których dane mejle i wiadomości dotyczą - jeśli praca jest w ramach projektu lub bieżącego utrzymania. Zgodnie z opisem Logowanie prac nad produktem dla prac poświęconych zapewnieniu ciągłości działania.

Czy logowanie będzie służyć kontrolowaniu pracowników?

Tak i nie. Docelowo:

1. Powstaje automatyczny system, który będzie przypominał o niezalogowanych godzinach pracy

2. Czas raportowany przez cały zespół będzie zbierany i analizowany pod kątem typów zadań: łączna liczba godzin na rozwój, na jakość, na utrzymanie (itd) per miesiąc. Rozkład godzin w takich grupach będzie weryfikowany pod kątem ilości oraz trendów zmiany. Analiza ta może prowadzić potem do szczegółowych pytań.

3. Czas poświęcony na realizację projektu również będzie podlegał analizie i także może doprowadzić do zadawania szczegółowych pytań, aby zrozumieć czy za różnicę między szacunkiem, a czasem faktycznej realizacji odpowiada wadliwe prowadzenie projektu, przygotowanie do niego, niespodziewane wydarzenia w trakcie realizacji, czy niższa dyspozycja zespołu, osoby.

Czy mam logować równo 8 godzin?

Jeśli danego dnia pracujesz 5 godzin, masz zalogować 5 godzin. Jeśli danego dnia pracujesz 10, zaloguj 10 godzin. Jeśli pracujesz 8 godzin, zaloguj 8 godzin.

Wiemy, że czas aktywnej pracy jest trudny do oceny, dlatego przyjmujemy pewną kategoryczną zasadę, do której łatwo się odnieść. Mimo, ze kaloryczność zalogowanych 8 godzin może być różna, dbanie o dopełnienie do 8 da nam pozytywne wzmocnienie w aspekcie obliczanych raportów.

Czy mam logować z dokładnością do minuty?

Im dokładniej, tym lepiej. Niemniej najmniejsza tolerowana niedokładność to 15 minut.

Gdzie zalogować przerwy higieniczne, przecież to nie praca…?

Jeśli cały dzień poświęcasz na pracę z zadaniem X w projekcie ABC, to cały dzień, łącznie z przerwami higienicznymi, zaloguj do zadania X (czyli pełne 8 godzin, jeśli tyle tego dnia pracujesz). Jeśli czas pracy danego dnia dzielisz na 2 albo więcej zadań, zaloguj swoje przerwy do tego zadania, podczas którego realizacji przerwa wystąpiła.

Czy przerwy te nie są pracą? Na pewno nie, w fabryce śrubek. Przy pracy intelektualnej Twoja głowa pracuje nawet w trakcie przerwy, w drodze do/z pracy, pod prysznicem czy w czasie odpoczynku. Tak działa mózg (science!

Gdzie zalogować czas potrzebny na odkopanie się urlopie?

W projektach, które zostały zostawione w momencie odejścia na urlop i do których powracasz (lub do nowego jeśli w połowie urlopu taki się pojawił i trzeba się z nim zapoznać).

Gdzie zalogować czas wynikający z incydentu?

Jeśli incydent trwa i istnieje już zadanie reprezentujące go - w tym zadaniu. Jeśli incydent powstał z opóźnieniem, podepnij do niego zadanie utrzymaniowe, w którym były wykonywane prace ratunkowe.

Jeśli pracujesz już nad poszukiwaniem przyczyny incydentu, analizą pod kątem działań naprawczych jakie są do wystawienia - zaloguj czas do Post-Mortem (tworzy się automatycznie przy Incydencie SEV1-2)

Gdzie zalogować czas przerwy wynikający z niedziałającego komputera?

W zadaniu, w którym problem sprzętowy został zgłoszony do IT supportu.

Gdzie zalogować czas onboardingu pracownika?

W zadaniu założonym na kolejce HR - dla godzin poświęconych na tematy stricte onboardingowe - sponsor: Chief od People.

W projekcie przy którym nowa osoba będzie pracować - dla godzin, których efektem ma być wygenerowanie jakiegoś przyrostu w produkcie - sponsor: adekwatny do projektu.

Gdzie zalogować spotkanie?

Czy możecie zmienić maskę daty w formatce logowania czasu z amerykańskiej na europejską?

Wiemy o problemie, ale obecnie niestety nie ma możliwości edycji tej maski.

Logowanie czasu pracy jest głupie, nudne i po jakimś czasie nie pamiętam co robiłem!…

Logowanie czasu należy do zakresu obowiązków pracowniczych i nie jest fakultatywne. Należy przyzwyczaić się do logowania od razu! Permanentne nielogowanie lub logowanie złej jakości będzie piętnowane

Jak zalogować chorobę/L4?

Wrzucamy jako zadanie typu “Nieobecność”. Nie wprowadzamy informacji o przyczynie nieobecności (nie dajemy komentarza “choroba”, ani żadnego).

Czy logujemy dni świąteczne wypadające w środku tygodnia (np 3 maja we wtorek)?

Nie, takich dni nie logujemy, tak jak nie logujemy weekendów. Oczywiście o ile nie pracujesz w taki dzień. Jeśli pracujesz w dzień ustawowo wolny od pracy, musisz ten dzień zalogować.

Czy produktowcy (PO, PM) też mają logować swoje urlopy w zadaniu typu “Nieobecność”?

Tak. Tylko pełne odnotowanie czasu w skali miesiąca pozwoli na skuteczne obliczenie udziału tematów w “torcie” spraw, jakimi zajmują się produktowcy (i wszyscy inni pracownicy),

Co zrobić, gdy potrzebuję nowego typu zadania, który nie jest na liście dozwolonych?

Zgłosić się do swojego Delivery Managera z propozycją dodania nowego typu wraz z uzasadnieniem zasadności.

Czy Sponsor weryfikuje poprawność przypisanych kosztów? Jak wyeliminować ewentualne pomyłki przypisywanych sponsorów?

Tak, Sponsor będzie weryfikował swoje koszty. Pomyłki w przypisywaniu sponsorów są nieuniknione. To właśnie przegląd kosztów przez Sponsora będzie metodą wykrywanie nieprawidłowości. Delivery, na moment wytworzenia tego dokumentu, nie przygotowało Sponsorom instrumentu weryfikacji kosztów i pozostawia to ich gestii.

Czy możemy logować czas do zadania typu Epic?

Tak, możemy logować czas do Epic. Traktujmy to jednak jako ostateczność, gdy tworzenie dedykowanego zadania jest z jakiegoś powodu trudne lub nieopłacalne (np. zalogowanie dodatkowych 20min do projektu który trwa już 300h). Optymalnie będzie zalogować czas do Epicu razem z komentarzem, co się w tym czasie kryje.

Czy zadanie typu “Nieobecność” dotyczy także osób zatrudnionych w formule B2B?

Tak. Logowanie tego czasu nie służy jednak do kontroli urlopu, ale dla możliwości zbadania tempa zespołu. Bez pełnego pokrycia roboczogodzin w miesiącu, nie wiemy czy pracownik był na nieobecności czy zwyczajnie nie zalogował czasu pracy.

Gdzie zalogować czas poświęcony na spotkanie z przełożonym służące bieżącej i cyklicznej synchronizacji stanu zespołu?

Spotkanie takie należy zalogować w zadaniu typu Meeting. Link do takiego zadania powinien być dostarczony przez przełożonego. Zadanie powinno być założone w projekcie DLV: https://bluemedia.atlassian.net/jira/software/c/projects/DLV/boards/85 oraz podpięte do odpowiedniego Epiku (odpowiedzialność zakładającego).

Jak zalogować delegację?

O ile delegacja nie jest związana ze stricte wytwórczą pracą (Technical task, Przegląd), logujemy w Meeting. Jeśli delegacja związana jest z Produktem/Projektem - logujemy w zadaniu w ramach wyznaczonego Epicu.

Logowanie po kilka(-naście) minut z planowania/BR w pojedyncze projekty jest bez sensu!

Zgadzamy się, że jest to trudne, ale aktualnie przez te worki godzinowe ucieka nam 15-20% czasu, który można by np kapitalizować albo uwzględniać w ulgach podatkowych. Więc są mocne argumenty za tym, żeby poświęcić chwilę na zalogowanie tego dokładnie w konkretne tematy i będziemy dążyć do tego, aby maksymalizować skuteczność logowania w tym aspekcie.

…ale “Strażak” robi w ciągu dnia kilka(-naście) zadań, ma wpisywać po jednej minucie czasu po swoim Daily?

Daily to “rozmowa o tym co się aktualnie robi, co się planuje w najbliższym czasie oraz jakie występują problemy na pewno pomaga w osiągnięciu tego, co zostało przed zespołem postawione”, więc nie ma potrzeby, aby opowiadać o każdym dotkniętym zadaniu. Co więcej, jeśli Daily trwa dłużej niż 15 minut, to znaczy, że jego formuła wymaga poprawy.

Co ma zrobić PO słuchający na Daily o czyichś zadaniach? Logować w każde?

Nie. Ma logować w swoje bieżące zadanie.

Czy te zasady są niezmienne?

Zasady w tym dokumencie będą ulegać modyfikacjom, adekwatnie do zmian jakie wystąpią w organizacji oraz potrzeb, które pojawią się po analizach raportów budowanych na podstawie zalogowanych godzin.