Czym jest kapitalizacja

Czym jest kapitalizacja?

Kapitalizacja to zmiana klasyfikacji kosztów związanych z wewnętrznym rozwojem/wytwarzaniem produktów, usług, procesów, oprogramowania i ujęcie tych kosztów jako Wartości niematerialnych (są to wtedy prace rozwojowe). Innymi słowy są to wewnętrznie wytworzone wartości niematerialne. Dodatkowo kapitalizować możemy koszty wewnętrzne związane z wdrożeniem nabytego oprogramowania i środków trwałych.

Koszty wewnętrzne to głównie koszty wynagrodzenia pracowników (przeliczone na podstawie poświęconego czasu pracy na danych projekt liczone w roboczogodzinach / WH). Dodatkowo kapitalizować można faktury zewnętrzne związane z danym projektem. Faktura nie musi posiadać specjalnego opisu. Jednak jeśli jest taka możliwość to warto by zawarta w opisie była nazwa projektu ponieważ w łatwy sposób będzie można taki koszt powiązać. Jeśli nie ma możliwości ustalenia treści na fakturze wówczas należy udokumentować jej powiązanie z projektem, umową, zakresem prac, wymianą mailową itp.

Po co realizujemy kapitalizacje w grupie Autopay?

Ponieważ ma ona wpływ na wynik firmy EBITDA, a jest to wskaźnik ważny z perspektywy inwestora, zarządu i właścicieli oraz poprzez ten wskaźnik oceniana jest działalność spółki. Dodatkowo zwiększają się aktywa posiadane przez spółkę. Lepszy wskaźnik EBITDA wpływa pozytywnie na decyzje dotyczące zatrudnienia i nowych inwestycji.

Co możemy kapitalizować?

Kapitalizacji podlegają prace rozwojowe, czyli prace związane z wytworzeniem produktu, usługi, oprogramowania, procesu, nowych funkcjonalności. Warunkiem kwalifikacji projektu jako pracy rozwojowej jest to że musi ona przynosić korzyści ekonomiczne w przyszłości- czyli potencjalny zysk dla firmy albo ograniczenie kosztów (np. oszczędności WH tytułem np. wprowadzonej automatyzacji, zmian które przyczynią się do zmniejszenia wystąpienia awarii itp).

W zakresie prac które klasyfikują się do kapitalizacji, istotne są szczegóły, sprowadza się to do użycia odpowiednich słów czy sformułowań. Przykładowo nie kwalifikują się do kapitalizacji szkolenia, ale warsztaty już tak.

Szczegółowa definicja pracy rozwojowej oraz wytyczne dotyczące możliwości rozpoznania pracy rozwojowej znajduja się pod linkiem;

Kapitalizacja_proces i wytyczne - Księgowość Public - Confluence (atlassian.net)

Jakie koszty podlegają kapitalizacji?

• przepracowane godziny na projekcie - zarówno pracowników, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę oraz B2B i bodyleasing. Do kapitalizacji ujmowane są godziny zalogowane do JIRY w odpowiednim EPIC/ZADANIU oraz godziny osób nie logujących czasu pracy w Jira (raportowane w pliku excel).

• faktury zewnętrzne - za prace, usługi realizowane prze podmioty lub zakupione materiały. Faktura która dotyczy projektu kapitalizowanego powinna zostać oznaczona jako “kapitalizacja” w Webconie przez osobę akceptującą (z wpisaną informacją jakiego projektu dotyczy) lub przekazana mailowo do Dorota Podgórska.

Jakich kosztów nie można kapitalizować?

• kosztów prac badawczych- jeżeli dany projekt jest etapem badawczym, to wtedy koszty tego projektu nie mogą być kapitalizowane

• kosztów działań marketingowych, promocyjnych oraz koszty sprzedaży

• nakładów na szkolenia pracowników

• braki wydajności i początkowe straty produkcyjne

• prac które są realizowane na zlecenie innych spółek i za te prace wystawiane są faktury dla innych spółek

Ograniczenia kapitalizacji

Aktualnie kapitalizowane są projekty, których estymacja pracochłonności jest na poziomie powyżej 100 WH. Wynika to z zakładanej minimalnej wartości projektu. Niejednokrotnie projekty będą trwały kilka lat. Warto się zastanowić czy na pierwszy rzut oka zadanie, które nie podlega kapitalizacji nie ująć w grupie zadań, które już będzie można skapitalizować. Jeśli podejdziemy do pojedynczego zadania, które zajmie powiedzmy 10 WH to rzeczywiście nie spełnia ono założenia minimum 100 Wh. Natomiast jeśli jest cykl zadań bądź dotyczą jakiegoś wspólnego obszaru może się okazać, że warunek 100 WH zostanie spełniony. Realizacja grupy zadań może być rozciągnięta w czasie. Istotne aby realizowały wspólny cel, który wpływa na rozwój produktu, usługi, systemu, procesu mający uzasadnienie np. zmiejszenie liczby godzin pracy pracownika poprzez wdrożenie funkcji X. Należy pamiętać, że zadania w projekcie mogą być realizowane przez różne osoby. Oczywiście od zasady występują wyjątki. Istnieje możliwość kapitalizowania pojedynczych zadań, których czas nie przekracza 100 WH, ale muszą to być zadania związane z zakupem i wdrożeniem zakupionego rozwiązania. Przykładowo związane z konfiguracją i instalacją urządzenia fizycznego lub oprogramowania.

Jak poprawnie logować czas do kapitalizacji?

Projekty objęte kapitalizacją prowadzone są zgodnie z procesem kapitalizacji. Projekty przechodzące przez proces NPI mają założony Parent, pod który powinnny być podpinane wszystkie epici i zadania dotyczące projektu. Parent powinień zostać oznaczony etykietą (labels) “kapitalizacja”. Podpięte pod parent epici i zadania, automatycznie zostają oznaczone etykietą (labels”) “kapitalizacja”.

W przypadku kapitalizowanych projektów prowadzonych poza procesem NPI- zakładamy parent lub epic oraz dodajemy etykietę (labels) kapitalizacja.

W przypadku pojedynczych zadań (niepodpiętych pod parent lub epic zbiorczy), które są kapitalizowane, dodajemy samą etykietę (lables) kapitalizacja.

Bardzo ważne by logować czas w zadaniach na JIRA w odpowiednim epicu lub zadaniach wchodzącym w jego skład. Zadania w czynnych epicach powinny być zakładane na bieżąco, a czas w nich logowany maksymalnie do 3 dnia następnego miesiąca. Później następują rozliczenie minionego miesiąca.

Dodanie zadania do istniejącego Epica oraz dodanie etykiety (label) kapitalizacja.

Po utworzeniu zadania możemy je dodać do istniejącego Epicu. W prawej części zadania mamy jego szczegóły gdzie wybierając odpowiednie pole wpisujemy nazwę Epicu. Jeśli Epic miał dodaną etykietę kapitalizacja zostanie ona automatycznie dodana do utworzonego zadania. Mamy również możliwość szybkiego dodawania zadań do epic z poziomu widoku epici - poprzez Add Child Issue. Wówczas utworzy się zadanie od razu z ustawionym polem do odpowiedniej epice oraz etykietą kapitalizacja. W przypadku zadań które nie są objęte Epickiem, a podlegają kapitalizacji np. wdrożenie nowego urządzenia / oprogramowania wówczas dodajemy samą etykietą kapitalizacja. Pamiętaj by pojedyncze zadania zgłosić mailowo do Doroty Pogórskiej.

Szczegółowa procedura kapitalizacji

Szczegółowa procedura kapitalizacji znajduje się pod linkiem:

Kapitalizacja_proces - Księgowość Public - Confluence (atlassian.net)

Wymogi dokumentacyjne

Każdy projekt który został zaklasyfikowany jako praca rozwojowa i jest kapitalizowany, przed rozpoczęciem kapitalizacji powinien mieć przygotowaną dokumentację według poniższego załączonego wzoru. Zgodnie z procesem kapitalizacji dokumentacja projektowa umieszczana jest na stronie projektu na JIRA w zakładce "Capitalization".

Dokumentacja obowiązkowo musi zawierać określenie przyszłych korzyści ekonomicznych.

W przypadku gdy korzyści ekonomiczne to przychody- dokumentacja powinna zawierać projekcje finansowe przychodów przynajmniej na kolejne 5 lat.

W przypadku gdy przyszłe korzyści ekonomiczne to ograniczenie kosztów- kalkulacji oszczędności lub opis ograniczeń kosztowych.

prace rozwojowe dokument…